12ème réunion¶

Le douzième club utilisateurs Publik a eu lieu à Villejuif le mercredi 7 juin et jeudi 8 juin.
Nous remercions l'équipe de Villejuif pour son accueil et sa belle organisation.

Programme¶

mercredi 7 juin¶

L'enregistrement du mercredi 7 juin est disponible sur https://visio.entrouvert.com/playback/presentation/2.3/a003b8d3985bd854c01fecd1ae9fa573e60f3e29-1686118471088

Vous retrouverez le programme de la journée :

• Ouverture (début à 1min22)
• Les futures améliorations attendues (début à 10min35)
• Vote sur les améliorations (début à 1h47min43)
• Retour d'expérience sur les entretiens professionnels de Villejuif (début à 2h18min07, le lien du support est ci dessous)
• Retour d'expérience sur les zones de faible émission (ZFE) de Toulouse métropole (début à 2h58min40)
• Retour d'expérience sur les zones de faible émission (ZFE) et le référentiel général de sécurité (RGS) de Métropole Grand Lyon (début à 3h24min50, le lien du support est ci dessous)
• Retours des groupes de travail thématiques (début à 3h51min10)
  • Gestion des compétences autour de Publik par la collectivité (début à 3h51min10)
  • Stratégies et méthodologies internes de la GRU (début à 4h00min27)
  • Club utilisateurs et développements mutualisés (début à 4h12min50)
• Points de vigilance, points d'amélioration pour la prochaine édition (début à 4h24min50)

jeudi 8 juin¶

L'enregistrement du jeudi 8 juin est disponible sur https://visio.entrouvert.com/playback/presentation/2.3/a003b8d3985bd854c01fecd1ae9fa573e60f3e29-1686204908378

Vous retrouverez le programme de la journée :

• Table ronde : Jusqu'où faut-il concevoir les réalisations "sur mesure" avec Publik ? (début à 5min 55)
• Roadmap (début à 1h19min15, le lien du support est ci dessous)
• Atelier 1 : Socle personnes morales (début à 3h06min30)
• Atelier 3 : Mutualiser le service Publik (début à 4h10min40, le lien du support est ci dessous)

Documents¶

Les documents supports sont disponibles sur :
https://public.entrouvert.org/club/ClubVillejuif-RetourExperienceVillejuif-RelationsCrep_v01.pdf
https://public.entrouvert.org/club/ClubVillejuif-RetourExperienceLyonMetropole-ZFE.pdf
https://public.entrouvert.org/club/ClubVillejuif-RetourExperienceLyonMetropole-RGS.pdf

https://public.entrouvert.org/club/ClubVillejuif-Roadmap-2024.pdf
https://public.entrouvert.org/club/ClubVillejuif-Mutualiser%20le%20service%20Publik.pdf

Nous vous remercions pour votre participation, et sommes à l'écoute de vos retours et contributions.

Bilan sur le club par EO¶

Un bilan sur cette édition du club utilisateur a été fait le 9 juin 2023, par EO.

• points d’amélioration : https://dev.entrouvert.org/projects/commercial/wiki/Guide_pour_organisation_Club
• rédaction d’un guide pour éditions futures
• modalités de choix de la prochaine collectivité invitante
• notre organisation quant à captation (le distanciel en plus du présenciel doit être la règle)
• que la collectivité s’organise mieux dans le “vote” des évolutions souhaitées : en retenir peu, que soient systématiquement accompagnées d’un cas d’usage validé par plusieurs collectivités
• Présent jeudi 8 à 10h, y compris EO (16) : 60 personnes sur place, 50 à distance => 50 + 50 grosso modo
• Dans notre communication (notamment slides) toujours donner synonymes portail=Combo, …

Ce qui était bien¶

• la qualité du son
• des changements de plans vidéo
• la table ronde en intro
• deux parcours : un technique, un fonctionnel, ou un expert, un débutant

Ce qui est à améliorer¶

• la qualité de la vidéo
• faire en sorte que la chaine de captation soit assurée par une équipe différente de celle qui organise le programme et la logistique du club. Un test avec notre matériel est nécessaire
• confier le système à une seule entité et pas de solution mixte (client et nous)
• Il y a eu une incompréhension chez certains sur l’objet de l’atelier “mutualiser le service public”
• Il faudrait afficher les objets détaillés des ateliers sur l’écran un moment avant de les démarrer

• préparation roadmap :
  en amont
  vision stratégique, grand axe à déterminer bien avant le club
  présentation de notre roadmap en amont ou lors de la première journée du club pour qu’on aie leur retour ?
  annoncer à l’avance un nombre de dev mutualisés que l’on retient dans la liste au père, genre on en retiendra une dizaine.
  nouveau planning proposé avec une participation + importante des CPT :
  un eocamp en mars-avril pour préparer la roadmap et le club en amont : déterminer qui fait quoi (logistique, programme, interventions…)
  veille du club : on travaille sur leur 10 propositions les plus demandées par les collectivités = futurs dev mutualisés
  eocamp à l’automne : plan technique et chiffrage de notre roadmap et des devs mutualisés
  annonce sur Tracim

• la table ronde :
  réduire à 2 intervenants pour creuser plus le sujet
  appeler ça : Regards croisés

• ateliers :
  afficher plus en amont le contenu des ateliers, les pré-requis (profil tech/fonctionnel/métier)
  faire un atelier plus accessible pour les nouveaux avec pour objectifs de les intégrer pleinement au sein de club : Anaïs prend ça en charge l’année prochaine
  “Introduction à …”
  mettre plus en avant les développements/actions financés sur fond propres :
  une partie de l’assistance semble croire que l’on ne travaille que sur du financement mutualisé
  on n’a pas parlé de notre décision de prendre à notre charge les dépréciations ?

• formats :
  peut être proposer une intervention à la puissance invitante précédente, exemple : Jean-Philippe Morvan se considère passeur / vulgarisateur, pourrait animer une séquence en juin24
  la soirée de la veille doit être au format tapas mange-debouts + canapés et non pas tables assis de bout en bout : “une soirée” et non pas “un diner de gala”
  ré-orienter notre journée sur une distinction “nouvels utilisateurs” versus “experts” et non pas fonctionnels versus techos
  pour mieux distribuer la parole indiquer que sera privilégié une alternance femme-homme dans les questions, même si pas strictement appliqué, ou indiquer alternance nouveau-ancien

Bilan sur le club par Villejuif¶

Un bilan sur cette édition du club utilisateur a été fait le 19 juin 2023, par l'équipe de Villejuif.

Suite à notre réunion d'hier, vous trouverez des retours de l'équipe de Villejuif sur le club utilisateurs :

• Les retours sont très positifs sur le jour même, et après (l'impression a été partagée aussi par des collégues externes de Villejuif).
• Le cadre (kiosque, pléniére), repas/collation, soleil... ont fait que le club a été particuliérement agréable. Une attention particuliére doit être prétée au cadre du Club utilisateurs.
• Villejuif a pris beaucoup de temps à la préparation du club, mais du temps a été gagné sur la journée même du club. Villejuif estime à 22 jours de travail préparatoire pour l'organisation du club. Villejuif va fournir la liste les choses à faire par la collectivité (Liste de tâches présenties) pour l'organisation du club.
• Les groupes de travail, les retours d'expérience ont été appréciés, et sont recherchés sur les journées du Club utilisateurs. Le programme des journées doit favorisé ces temps.
• Lister les améliorations en ligne (sur Tracim) a été apprécié, mais pourrait être fait plus réguliérement au cours de l'année, ou plus tôt avant le club. Tracim ne fait cependant pas l'hunanimité dans son usage.
• En jour 1, la présentation et relectures des évolutions nécessitent 2 heures (à minima), mais cette présentation pourrait être faite sur d'autres moments de l'année (en complément de Tracim). L'objectif est de dégager plus de temps pour les ateliers et retours d'expériences sur la journée du Club utilisateurs.
• Le systéme de votes a aidé à faire participer les collectivités sur le jour 1. Villejuif fournira son exemple de démarche pour le prochain club.
• La qualité du son a été très appréciée. C'est un indispensable pour les prochains clubs.

• Une proposition est de faire des sessions en ligne tous les trimestres sur le club en fonction des demandes Tracim.
• Une proposition est d'avoir une personne en charge de l'animation du club.
• Une proposition de Villejuif est de mettre en place un temps d'échange entre le collectivité hôte et l'ancienne collectivité hôte (une sorte de passation). Nous pouvons proposer cet échange à la nouvelle collectivité hôte.
• Une proposition de Villejuif est de mettre en place une petite évaluation sur le club utilisateurs.

• La préparation des badges peut être facilité, éventuellement en l'incluant dans la démarche d'inscription.
• La présentation du programme au moment de l'inscription serait un vrai plus. Cela permettrait de s'inscrire sur les ateliers de la journée (jour1 et jour2) et faciliterait le déroulement des journées.
• Ajouter une clause sur le droit à l'image, ou vérifier si nous sommes conformes. A ce stade une condition est ajoutée sur le formulaire d'inscription.
• Favoriser les interventions ou presentation de nouveaux clients.
• Villejuif va fournir l'ensemble de ces documents de travail pour l'organisation du club, que nous mettrons à disposition.