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Mercredi 1er juin 2016, à l'occasion du salon des maires, s'est tenue la réunion fondatrice du Club utilisateurs de la solution de GRU « Publik ».

Participants

En raison du mouvement de grève dans les transports, de nombreuses personnes n'ont pas pu participer. Étaient présents :

  • Montpellier Méditerranée Métropole (Philippe Gippet)
  • Ville de Nancy (Olivier Simon)
  • Ville de Villejuif (Loïc Dayot)
  • Ville de Vincennes (Isabelle Pourret)
  • Entr'ouvert (Victor Claudet, Brice Mallet, Mikaël Ates, Pierre Cros).

Tour de table

Chaque collectivité à brièvement exposé son utilisation de Publik.

Ville de Vincennes (Isabelle Pourret)

Vincennes a mis en place un compte citoyen dès 2011, et de nouveaux services en ligne progressivement.
Le projet utilise la liaison SSO avec d'autres application, ainsi que des web-services avec la solution ClicRDV.

Montpellier Méditerranée Métropole (Philippe Gippet)

Publik a été découvert via Vincennes, l'aspect mutualisation avec les communes de la métropole est central (aujourd'hui 20 communes).
Lors du passage de Communauté d'Agglomération à Métropole, Publik a réussi à répondre au transfert de compétences (voirie, espace public, ...)
Le nouveau défi consiste en la mise en place d'un schéma directeur de mutualisation en relation avec la ville-centre.
La plate-forme e-services sera le point d'entrée : c'est acté.
Il y a des web-services et du SSO avec la médiathèque, le conservatoire, et la régie des eaux mais il faut aller au-delà.

Ville de Villejuif (Loïc Dayot)

Villejuif utilise w.c.s. (brique principale de Publik) de façon autonome, sans recourir aux services d'Entr'ouvert.
Loïc Dayot est DSI de Villejuif aujourd'hui mais il a découvert et utilisé w.c.s. à Pierrefitte/Seine lorsqu'il y travaillait.
Villejuif : contexte d'un syndicat informatique, le SIIM94 (Ivry, Vitry, ...), qui gère 70 % du système d'information (RH, finances, ...).
Villejuif est la ville la plus volontaire concernant la GRC.
Il y a également un projet de GEC, besoin d'un connecteur avec Publik.

Ville de Nancy (Olivier Simon)

Marché Publik notifié en 2016, CoPil et lancement du projet fin mars.
Le projet est porté par la Direction du Numérique, direction à part entière bien que transverse.
GRC et site internet seront le pivot d'une ré-orientation de l'administration municipale.
Contexte :
  • DSI mutualisée avec le Grand Nancy depuis une 20aine d'années
  • Démarche qualité déjà réalisée, les processus sont décrits
  • CD54 et Grand Nancy (Nancy Métropole à partir du 1er juillet) pourraient rejoindre le projet de GRC
Il y a par ailleurs une Roadmap sur plusieurs années :
  • année 1 : GRC,
  • année 2 : e-démocratie,
  • année 3 : Réseau Social d'Entreprise.

En parallèle, il y aura des raccordements extérieur en SSO, comme par exemple celui de l'ENT.

Activités du club utilisateurs

Objectifs

Fédérer et organiser la communauté des utilisateurs autour d'outil, d'événements ou tout simplement de process de partage d'information pour :

  • le partage d’expériences
  • l'orientation des évolutions
  • la mutualisation des investissements de développements
  • Faciliter l'arrivée de nouveaux acteurs autour de Publik

Partage d'expériences

  • Les collectivités n'échangent pas assez directement entre elles, la mutualisation des expériences se fait souvent par le prisme d'Entr'ouvert, dans une relation bilatérale. Le club utilisateurs doit permettre de passer à des échanges multi-latéraux et sans qu'Entr'ouvert soit nécessairement au centre.
  • Bistro est sous-utilisé. Et pourtant c'est considéré comme un plus. Ça veut faire trop de choses, il faut recentrer sur le catalogue de formulaires et workflows (en facilitant le dépôt de fichiers et en faisant du catalogue la page d'accueil). La partie discussion ça doit être séparée. Il faut aussi mettre les notifications plus en valeur.
  • Liste de discussion ? Oui mais ne pas perdre l'aspect information consolidée sur Bistro => réorienter vers Bistro une liste de discussion n'est pas évident. On va créer la liste mais on incitera les gens à aller sur Bistro. L'inscription sur la liste vaut adhésion au club utilisateurs et c'est l'occasion de se compter.
  • Communication concernant le club et la liste pourrait ne pas être fait par Entr'ouvert. Mais Entr'ouvert va tout de même créer la liste et y inscrire les gens qui devaient participer à la réunion de lancement.
  • Il faudra créer un groupe "club utilisateurs" dans Bistro pour pouvoir échanger concernant des infos qui n'ont pas vocation à être publiques.

Faciliter l'arrivée de nouveaux acteurs autour de Publik

Entr'ouvert n'est pas le pivot du club utilisateurs

Un "bon" Club utilisateurs est un club dans lequel Entr'ouvert est présent mais sans jouer le rôle central. Il y aura deux réunions annuelles, une dans laquelle Entr'ouvert est présent et l'autre qui se déroulera sans elle. Philippe Gippet propose d'organiser la première réunion sans Entr'ouvert. L'ordre du jour de ces réunions sera, comme pour cette première édition, défini par les utilisateurs et Entr'ouvert via la liste de discussions et/ou Bistro.

Favoriser l'émergence de prestataires Publik

Il faut encourager les contributions aux outils de Publik au delà de la seule équipe d'Entrouvert pour accroître l'effet vertueux d'une communauté de contributeurs élargie.

Le club cherchera à faciliter l'arrivée de nouveaux prestataires susceptibles de fournir du service autour de Publik. Entr'ouvert a parfois eu du mal dans ses discussions avec des "intégrateurs", acteurs de grande taille, peu compatibles avec les aspirations et les méthodes d'Entr'ouvert. Afin d'assurer une qualité et une transparence optimales concernant les services rendus autour de Publik, Entr'ouvert envisage de mettre en place un "label qualité" pour les sociétés qui souhaiteront prester autour de Publik. Le Club utilisateurs pourra participer à l'élaboration / évolution de ce label s'il le souhaite.

Sensibiliser les éditeurs d'application métier

Le Club se propose de mettre en lumière les avantages liés à l'utilisation de produits libres en général, mais concernant Publik en particulier, pour peser dans le dialogue avec les éditeurs d'application métiers (dans le sens de l'ouverture). Dans cet ordre d'idée, il est nécessaire d'afficher plus clairement les éditeurs qui jouent le jeu de l'ouverture et de l'inter-opérabilité et de détailler les web-services existants. Ce message doit être porté par les utilisateurs plutôt que par Entr'ouvert => nécessité tout de même d'une page en ligne affichée par Entr'ouvert, complétée des informations des divers utilisateurs.

Instaurer un dialogue avec les interlocuteurs nationaux.

Parler d'une seule voix avec des interlocuteurs nationaux comme le SGMAP, la DILA ou la DINSIC. Entr'ouvert a répondu à de nombreuses sollicitations (DILA, SGMAP, DGME, DISIC, DINSIC...) par le passé mais n'arrive pas réellement à se faire entendre pour autant. La parole de collectivités sera peut-être reçue différemment de celle d'une société éditrice de logiciel (même s'il s'agit d'une scop de développement autour d'outils libres :-) ).
Actuellement personne n'a de réel point d'entrée ou de réel feed-back mais on peut espérer que cela change quand nous atteindrons une certaine « masse critique ».

L'orientation des évolutions

  • Depuis l'origine, Publik est développé en essayant de coller aux besoins de ses utilisateurs. Mais le club utilisateurs est un outil parfait pour formaliser cet état de fait : il doit s'impliquer directement dans l'écriture de la roadmap (selon des modalités qui restent à définir). Le club est, a minima, l'occasion de dialoguer avec Entr'ouvert pour faire émerger (et financer ?) des évolutions.
  • Entr'ouvert doit améliorer ses processus de production afin qu'ils soient mieux adaptés aux collectivités : documentation, procédures, support... Un effort doit aussi être fait sur la communication concernant les nouveautés, Entr'ouvert doit formaliser davantage ses procédures, un travail en ce sens est déjà en cours du côté d'Entr'ouvert :
    • Création d'une adresse mail spécifique à chaque client pour le support (qui créera automatiquement les tickets).
    • Envoi sur la liste du club utilisateurs des mails techniques concernant la liste de fonctionnalités de chaque release.
    • Release tous les 15 jours, 1 et 15 du mois.

La mutualisation des investissements de développements

On sait que c'est difficile, mais plus facile si :
  • chacun participe sur des budgets peu importants
  • on est capable de découper une fonctionnalité voulue par plusieurs collectivités, en autant d'éléments indépendants qu'il y a de financeurs. Entr'ouvert devant être garant de l'ensemble même si un financeur faisait finalement défaut.

Pour pouvoir mutualiser à l'avenir il faut aussi mieux connaître l'existant dans chaque collectivité. Et pour ça il faut échanger lors d'évènements présentiels.

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