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Lundi 12 décembre 2016, à l'occasion du salon des Interconnectés, s'est tenue la deuxième réunion du Club utilisateurs de la solution de GRU "Publik".
Cette réunion était également ouverte aux collectivités intéressées par la solution Publik, même si non encore utilisatrices.

Participants et tour de table de présentation

  • Montpellier Métropole, Philippe Gippet : utilisateur du temps d'Au Quotidien (nom de Publik "avant"), projet de métropole avec identités de chacune de communes. Orientation future : mettre en place une GRU multi-canal.
  • Meyzieu, Aude Meritza-Bozon : portail en place depuis 2011 avec un grand nombre de thématiques traitées, sauf celles donnant lieu à paiement (alors sur portail famille).
  • Grand Lyon, Erwan Le Luron, Etienne Loupias, Marlène Simondant : projet guichet numérique de l'intercommunalité, en réflexion avec 6 communes pilotes.
  • SICOVAL, Anne-Claire Dubreuil : en phase de benchmark sur solution de GRU avec problématique de démarches communales et intercommunales, lancement du processus d'achat en mars 2017.
  • Oullins, Laurent Wartazian : Commune pilote, participe en particulier sur le raccordement avec le portail famille Agora.
  • Dardilly, Remy Marion et Sarah Berthenet : s'inscrit dans le projet du Grand Lyon.
  • Vaulx en Velin, Séverine Bernard : site pilote du projet du Grand Lyon.
  • Alfortville, Illy Mannouz, Eric Bocquel, Amélie Clévédé : projet plus organisationnel que technique avec un aspect multi-canal important (nécessité de conserver un accueil aux guichets mais avec un même outil de gestion des demandes), en parallèle changement de certains logiciels métiers.

Activités du club utilisateurs

Rappel des axes d'action retenus à la première réunion

  • Partager les expériences
  • Faciliter l'arrivée de nouveaux acteurs autour de Publik
  • Orienter les évolutions
  • Mutualiser les investissements de développement

Partage d'expériences

Liste de discussion

Rappel de la première réunion : sur la base d'un constat de faible utilisation de la plate-forme Bistro, il fut décidé de mettre en place la liste de discussion "". L'abonnement à cette liste est systématiquement proposé à chaque nouvelle collectivité utilisatrice.

Le bilan d'utilisation de cette liste de discussion est mitigée (40 messages depuis l'ouverture en juin 2016 pour 47 abonnés).

Propositions d'Entr'ouvert pour encourager la participation :
  • annoncer les nouveaux abonnés (et encourager ceux-ci à se présenter sur la liste),
  • transmettre plus d'informations relatives à la GRU et plus généralement à l'e-administration (contexte réglementaire "Saisine par Voie Électronique", par exemple).
Discussion :
  • laisser plus de temps pour mise en place de la dynamique, s'améliorera avec l'augmentation du nombre d'abonnés,
  • présenter les projets de chacun des utilisateurs (un bref résumé de la part d'Entr'ouvert pour les utilisateurs déjà abonnés est souhaité),
  • plus communiquer sur les évolutions du logiciel (globales et dans le cadre particulier d'un projet).
    Sur ce dernier point idéalement pourrait prendre la forme d'une frise-agenda avec les projets et développements en cours sur l'année.

Certains demandent à ce que ces échanges se fassent sur Bistro, il est convenu de laisser une chance à la liste de discussion et également à bistro, une solution médiane se dessinera peut-être d'elle même.

Bistro

Entr'ouvert prévoit au minimum de remanier Bistro pour mieux mettre en valeur le catalogue des démarches (formulaires et workflows) disponibles.

Réunions en présenciel

Printemps 2017

Philippe Gippet invitera les membres du club utilisateur pour une journée à Montpellier au printemps (peut-être mai) :
  • le matin entre collectivités,
  • l'après midi, débrief et ateliers/discussions avec Entr'ouvert.
    Philippe enverra sur la liste de discussion une proposition d'un ordre du jour, à compléter par les autres collectivités.

Automne 2017

Organisation par Entr'ouvert sur Paris à l'occasion du Salon des Maires (21 au 23/11/17) sur une journée complète ou une après-midi plus soirée.

Faciliter l'arrivée de nouveaux acteurs autour de Publik

Instaurer un dialogue avec les interlocuteurs nationaux

Cet objectif, fixé lors de la première réunion, a été atteint dans la cadre du projet FranceConnect par des échanges réguliers avec le SGMAP ; de ce fait, contacts établis pour la suite : API données certifiées, FranceConnect agents.

Un écosystème autour de Publik

Entr'ouvert souhaite engager une dynamique autour de la solution Publik en favorisant l'entrée de nouveaux intégrateurs de Publik, c'est une démarche maintenant initiée, notamment avec AtReal avec qui nous partageons notre stand (ainsi qu'avec Maarch).
Nous allons proposer une charte de partenariat pour susciter des coopétiteurs, ce que nous considérons globalement bénéfique à l'écosystème Publik. La charte de partenariat qui leur sera proposée a été transmise aux membres du Club, via la liste de discussion. Cette charte, nous l'espérons, permettra de garantir une offre de qualité (nous conservons l'hébergement et formerons leurs équipes).

Au-delà de ce partenariat de premier cercle, discussion ouverte avec certains éditeurs propriétaires (tel Implicit) qui pourraient utiliser notre portail en frontal de leur propres logiciels métiers (gestion sociale dans le cas d'Implicit).

L'avenir

Réflexion ouverte au sein d'Entr'ouvert pour aboutir à "Publik 2020" : un écosystème de logiciels libres pour les collectivités qu'Entr'ouvert pourrait :
  • préconiser
  • après avoir établi des liaisons abouties (échange de données facilité) avec ceux-ci.

Ceci n'empêchera pas de créer des connecteurs avec des logiciels propriétaires mais l'objectif est bien d'encourager la libération de l'administration locale avec des logiciels se mariant bien.

L'orientation des évolutions

Ce qui a été mis en place depuis la première réunion du Club en juin :
  • des mise à jour de Publik sur un rythme régulier (toutes les 2 semaines),
  • information systématique via un courriel envoyé sur la liste et renvoyant sur la page de mise à jour (https://doc-publik.entrouvert.com/notes-de-mises-a-jour).
    Les évolutions sont développés et testés sur nos propres machines avant d'être mises à disposition sur chacune de vos installations de test au plus tard une semaine avant la mise à jour, ce qui vous laisse donc de 1 à 2 semaines pour découvrir et tester les nouveautés en recette.
    Dans le cas de développements fortement impactants, les nouvelles fonctionnalités sont optionnelles et ne sont donc pas, par défaut, activées chez les autres clients que celui ayant commandé ce développement.

Un consensus se dégage sur la nécessité de disposer d'informations le plus tôt possible, y compris sur des modifications mineures pour les agents. Philippe Gippet souhaite avoir une bonne visibilité sur les options qui sont affichés par défaut ou qui sont seulement activables à la demande.

Le rythme de 15 jours ne pouvant être changé (réactivité pour les projets en cours, sécurisation des développements), Entr'ouvert s'efforcera de plus/mieux communiquer sur les évolutions importantes avant même mise à disposition en recette (textes explicatifs - voir mock-ups - des changements à venir envoyés sur liste de discussion du Club, un mois ou plus à l'avance).

La mutualisation des investissements de développements

Pas beaucoup de temps consacré à ce point !
Sur la base de la discussion antérieure (meilleure visibilité des développements demandés par les uns et les autres), une mutualisation "naturelle" pourrait se mettre en place entre les utilisateurs désireux des mêmes fonctionnalités. Dans ce cas, il sera impératif de discuter sur la base de cas d'usage avant de parler de développements.

Discussion ouverte avec avis divers sur :
  • la nécessité de voter pour définir les évolutions et le risque de déséquilibre de représentation entre utilisateurs (que ce soit au prorata de la maintenance ou si application d'une collectivité - une voix),
  • la possibilité de création d'une enveloppe mutualisée (et donc investissement) en renchérissant la maintenance (fonctionnement),
  • le niveau de formalisme nécessaire, la simple mise en relation par Entr'ouvert puis la discussion directe de collectivité à collectivité pouvant être suffisante.

Conclusion

Organisation de la prochaine journée du Club

Philippe proposera aux utilisateurs (via la liste) :
  • d'envoyer leur souhaits de thèmes pour la journée,
  • des cas d'usages sur des fonctionnalités détectées,
  • des thèmes à aborder (SVE, OpenData, ...).

Organisation de la communauté des utilisateurs

Il est proposé que certaines villes prennent le "lead" sur une thématique spécifique pour partager vers les autres et animer le débat ; cela pourrait, par exemple, être la thématique SVE pour la Ville de Meyzieu.

Divers

Est abordée la question de SVE dans le domaine de l'urbanisme avec une échéance forte en 2018.

L'intérêt d'un partage/recensement des logiciels métiers utilisés par chacun :
  • dans quel cadre, objectifs initiaux de mise en place,
  • appréciation de ces logiciels.

Repose la question, abordée en première réunion, du partage et de la visibilité de ces informations plus sensibles.

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